OCW Dichtbij 2026

Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 1 oktober 2026

In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens wij verwerken wanneer je je aanmeldt voor OCW Dichtbij of deze website bezoekt, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. We verwerken niet meer gegevens dan nodig, en we verkopen ze nooit.

1. Wie is verantwoordelijk?

OCW Dichtbij is een conferentie van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), georganiseerd in samenwerking met Stichting researchED Nederland. Stichting researchED Nederland verzorgt de organisatie en de aanmeldingen en is voor de verwerkingen in deze verklaring de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Voor alle vragen over je gegevens, en om je rechten uit te oefenen, kun je mailen naar contact@ocwdichtbij.nl.

2. Welke gegevens verwerken we?

Als je je aanmeldt voor de conferentie:

je voornaam, tussenvoegsel en achternaam;
je e-mailadres;
je functie (bedrijfsrol) en de naam van je school of organisatie;
de onderwijssector waarin je werkt (po, vo, so, vso of pro);
eventuele allergieën of dieetwensen die je opgeeft;
wat je invult bij ‘extra zaken’, bijvoorbeeld dat je een rolstoel gebruikt of met een ADL-hulphond komt;
het feit dat je toestemming hebt gegeven, en wanneer.

Als een conferentie vol is en je je inschrijft voor de reservelijst: dezelfde gegevens als bij aanmelden. Je bent dan nog niet aangemeld; dat ben je pas als we je van de reservelijst aanmelden en je daarvan een bevestiging krijgt.

Als je deze website bezoekt:

technische gegevens die nodig zijn om de website af te leveren: je IP-adres, het tijdstip, de opgevraagde pagina en je browsertype. Je IP-adres ziet alleen Cloudflare, dat de website aflevert; in de logbestanden van onze eigen server staat het adres van Cloudflare.

Als je als spreker, partner of collega van het ministerie van OCW bij een conferentie betrokken bent: je naam, je e-mailadres, de naam van je organisatie en eventueel je functie, zoals de organisatie die daarvoor vastlegt. Van sprekers staan de naam en de organisatie ook in het programma op deze website.

Als je als spreker het formulier voor sessie-informatie invult:

over de sessie: de titel, de omschrijving, het soort sessie, de doelgroepen en de conferentie(s) waarop je hem verzorgt;
van elke spreker: de voornaam, het tussenvoegsel en de achternaam, de functie, de werkgever, het e-mailadres, het telefoonnummer, een korte biografie en eventuele allergieën of dieetwensen;
wat je invult bij ‘aanvullende informatie’, en het feit dat je toestemming hebt gegeven, en wanneer;
als iemand die zelf geen spreker is het formulier invult en een bevestiging wil: alleen het e-mailadres van die persoon.

Vul je de gegevens van een medespreker in, laat diegene dat dan weten. Elke spreker krijgt van ons een bevestiging op het opgegeven e-mailadres.

Als je een enquête invult: alleen je antwoorden en de dag waarop je ze gaf. Zie hieronder bij 9.

Als je ons mailt: je e-mailadres, je naam en de inhoud van je bericht.

3. Gegevens over gezondheid of geloof

Allergieën, dieetwensen (zoals halal) en informatie over toegankelijkheid kunnen iets zeggen over je gezondheid of je geloofsovertuiging. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens. Je bent nooit verplicht ze op te geven. Doe je dat wel, dan gebruiken we ze uitsluitend om de catering en de toegankelijkheid op de conferentiedag goed te regelen, en delen we alleen wat daarvoor nodig is met de cateraar en de locatie.

4. Waarvoor gebruiken we je gegevens?

om je aanmelding te registreren en de conferentie te organiseren, inclusief de catering, de zaalindeling en de toegankelijkheid;
om je in aanloop naar de conferentie praktische informatie te mailen;
om je een bevestiging van je aanmelding te mailen;
om je een uitnodiging te sturen voor de mobiele eventapp die tijdens de conferentie wordt gebruikt (het gebruik van die app is niet verplicht);
om sprekers, partners en collega’s van het ministerie bij de conferentie te betrekken en hen, net als deelnemers, na afloop om hun mening te vragen;
om het programma samen te stellen en deelnemers te laten weten wat ze in een sessie kunnen verwachten: de titel en de omschrijving van een sessie en de naam, functie, werkgever en biografie van de sprekers kunnen we publiceren op deze website en in de eventapp. Het telefoonnummer van een spreker gebruiken we alleen bij spoed;
om het ministerie van OCW, als opdrachtgever, te laten zien wie er naar de conferenties komt (zie 6);
om je vragen of je afmelding te behandelen;
om deze website veilig en bereikbaar te houden.

We gebruiken je gegevens niet voor andere doeleinden, niet voor marketing en niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

5. Op welke grondslag?

Voor je aanmelding en de e-mails en uitnodiging die daarbij horen, verwerken we je gegevens op basis van je toestemming (artikel 6, lid 1, onder a AVG), die je geeft in het aanmeldformulier. Voor allergieën, dieetwensen en toegankelijkheid is dat je uitdrukkelijke toestemming (artikel 9, lid 2, onder a AVG).

Wat sprekers via het formulier voor sessie-informatie indienen, verwerken we ook op basis van toestemming, die in dat formulier wordt gegeven; voor allergieën en dieetwensen is dat uitdrukkelijke toestemming.

De overige gegevens van sprekers, partners en collega’s van het ministerie, het overzicht van aanmeldingen voor het ministerie, de technische gegevens van websitebezoek en de behandeling van je e-mails verwerken we op basis van ons gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f AVG): het organiseren van de conferentie met de mensen die eraan bijdragen, verantwoording aan de opdrachtgever, een veilige, werkende website en het beantwoorden van je vragen.

Je kunt je toestemming altijd intrekken door te mailen naar contact@ocwdichtbij.nl. Dat geldt dan voor de toekomst; wat we daarvoor al rechtmatig verwerkten, blijft rechtmatig.

6. Met wie delen we je gegevens?

We delen je gegevens alleen met partijen die ons helpen de conferentie en deze website te laten werken. Zij verwerken de gegevens in onze opdracht, alleen voor de doelen hierboven, en we hebben met hen afspraken gemaakt over beveiliging en geheimhouding:

Let’s Get Digital: de deelnemersregistratie en de mobiele eventapp;
Mailgun: het versturen van e-mails, via servers in de Europese Unie;
Microsoft (Microsoft 365): het ontvangen en beantwoorden van e-mail aan contact@ocwdichtbij.nl;
DigitalOcean: de hosting van deze website en van de aanmeldingen die via deze website binnenkomen, in een datacenter in Amsterdam. Daar staat ook een afgeschermde testomgeving waarin we wijzigingen aan de website eerst uitproberen; die bevat een kopie van de gegevens en valt onder dezelfde afspraken en bewaartermijnen;
Cloudflare: het veilig en snel afleveren van deze website, waarbij je IP-adres wordt verwerkt;
de locatie en de cateraar van de conferentie: alleen wat nodig is voor catering en toegankelijkheid.

Je meldt je aan via het formulier op deze website. Je gegevens worden op onze server opgeslagen en daarna aan Let’s Get Digital doorgegeven, zodat je een uitnodiging voor de eventapp krijgt. Eerder liep de aanmelding voor sommige conferenties via het formulier van Let’s Get Digital zelf; wat je daar invulde, ging rechtstreeks naar hen en kwam niet via onze server.

Het ministerie van OCW, opdrachtgever van OCW Dichtbij, kan op een afgeschermde pagina van deze website zien wie zich als deelnemer voor een conferentie heeft aangemeld: je naam, je functie, je school of organisatie, je onderwijssector en de datum van je aanmelding. Je e-mailadres, je allergieën en dieetwensen en wat je bij ‘extra zaken’ invult, ziet het ministerie niet. Ook de uitkomsten van de anonieme enquêtes delen we met het ministerie.

We geven je gegevens niet aan anderen, tenzij de wet ons daartoe verplicht.

7. Gegevens buiten de Europese Unie

We bewaren je gegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Sommige van de partijen hierboven zijn onderdeel van een bedrijf buiten de EER, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Als je gegevens daardoor buiten de EER terechtkomen, gebeurt dat alleen met de waarborgen die de AVG voorschrijft, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

8. Hoe lang bewaren we je gegevens?

Aanmeldgegevens en inschrijvingen voor de reservelijst, inclusief allergieën, dieetwensen en toegankelijkheid, en de gegevens van sprekers, partners en collega’s van het ministerie, inclusief wat sprekers via het formulier voor sessie-informatie indienen: uiterlijk 3 maanden na de laatste conferentie waarbij ze horen. Daarna worden ze verwijderd, ook uit de testomgeving.
Reservekopieën: onze server maakt elke nacht een reservekopie van de database, die 14 dagen bewaard blijft; een verwijderd gegeven kan dus nog zo lang in een reservekopie staan. Voordat we iets aan de website of de gegevens veranderen, maken we soms een extra kopie. Die staat op een versleutelde computer van de organisatie en verwijderen we zodra de wijziging in orde is, uiterlijk na 14 dagen.
Een e-mail die niet kon worden verstuurd, of een regel uit een bestand dat we niet konden inlezen: tot we die hebben afgehandeld, en uiterlijk 30 dagen.
Technische logbestanden van de webserver: 14 dagen.
Antwoorden op een anonieme enquête bevatten geen gegevens over wie je bent. We bewaren ze zolang we ze nodig hebben om de conferenties te evalueren.
E-mails aan contact@ocwdichtbij.nl: zolang nodig om je vraag af te handelen, en uiterlijk tot 3 maanden na de laatste conferentie.

9. Enquêtes

Na een conferentie vragen we je soms om een korte enquête in te vullen. Er is een aparte enquête voor deelnemers, voor sprekers, voor partners en voor collega’s van het ministerie van OCW. Al die enquêtes zijn anoniem. Bij je antwoorden slaan we niet op wie je bent: geen naam, geen e-mailadres, geen IP-adres en geen browser. We bewaren alleen de dag waarop je de enquête invulde, niet het tijdstip, zodat je antwoorden ook niet via een logbestand aan jou te koppelen zijn. Dat staat ook boven elke vragenlijst.

Wat je bij een open vraag schrijft, nemen we letterlijk op in de uitkomsten. Noem daar dus liever geen namen. De uitkomsten delen we met het ministerie van OCW.

10. Cookies

Deze website gebruikt geen analyse- of advertentiediensten, en de informatiepagina’s plaatsen geen cookies. Alleen op pagina’s met een formulier (het aanmeldformulier, de enquêtes en de inlogpagina van de inzage voor de opdrachtgever) plaatst de site twee functionele cookies: één die je sessie bijhoudt en één die voorkomt dat een andere website namens jou het formulier verstuurt. Die zijn nodig om het formulier veilig te laten werken, bevatten geen gegevens over jou en verlopen na twee uur. De lettertypen op deze site staan op onze eigen server, zodat je bezoek niet wordt doorgegeven aan bijvoorbeeld Google.

11. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatig gebruik. De verbinding met deze website is versleuteld (https), de toegang tot gegevens is beperkt tot de mensen die ze voor de organisatie nodig hebben, en onze dienstverleners zijn gebonden aan beveiligingsafspraken. Denk je dat er iets mis is met de beveiliging van je gegevens? Mail dan meteen naar contact@ocwdichtbij.nl.

12. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

je gegevens in te zien;
onjuiste gegevens te laten verbeteren;
je gegevens te laten verwijderen;
de verwerking te laten beperken;
je gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen of te laten overdragen;
bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang;
je toestemming in te trekken.

Stuur je verzoek naar contact@ocwdichtbij.nl. We reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen we je vragen je verzoek te sturen vanaf het e-mailadres waarmee je je hebt aangemeld.

13. Een klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons dan eerst weten, dan zoeken we samen naar een oplossing. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

14. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we met een nieuwe dienstverlener gaan werken. De datum bovenaan laat zien wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.